Frivilligaftaler
I forbindelse med ansættelse på Startlinjen underskriver alle frivillige rådgivere en frivilligaftale. Aftalen indeholder ingen personfølsomme oplysninger og underskrives kun med navn af henholdsvis den frivillige rådgiver og den lønnede ansatte. Den frivillige tilbydes en kopi af aftalen, og de underskrevne aftaler opbevares efterfølgende i en mappe i et aflåst pengeskab, hvortil kun det fastansatte lønnede personale har adgang.

Tavshedserklæringer
Ved ansættelsen underskriver alle frivillige rådgivere ligeledes en tavshedserklæring. Erklæringen er stadig gældende, selv om den frivillige ophører. Derfor accepterer den frivillige ved sin underskrift på ovennævnte frivilligaftale, at tavshedserklæringen må gemmes, også efter den frivillige ikke længere er tilknyttet Startlinjen.

Anbefalinger
Hvis en frivillig rådgiver beder om det, udarbejder Startlinjen gerne en anbefaling. Disse opbevares i elektronisk form på virksomhedens interne server. Kopi i papirform opbevares i et pengeskab på kontoret.

Personfølsomme oplysninger i forbindelse med forsikring
Startlinjen har tegnet en ansvarsforsikring for alle frivillige medarbejdere, som træder i kraft, hvis de kommer til skade, mens de er på arbejde på Startlinjen. For at kunne tegne en sådan forsikring er det nødvendigt, at vi ligger inde med personfølsomme data på de frivillige i form af navn, adresse og CPR nummer. Alle frivillige rådgivere er informeret om dette, og oplysningerne opbevares i fysisk form i et aflåst pengeskab i virksomheden, hvortil kun lønnet fastansat personale har adgang.

Frivilligdatabase
For at lette daglig praksis har Startlinjen oprettet en frivilligdatabase. Her noteres den enkelte frivilliges vagtfrekvens, deltagelse i kurser med videre. Herudover er der i databasen oprettet en kommunikationslog på hver frivillig rådgiver. Her noteres såvel styrker som arbejdspunkter i forhold til samtalerne på Startlinjen. I henhold til Datalovgivningen har alle frivillige i frivilligaftalen skrevet under på, at kommunikationsloggen må oprettes, og at de er informerede om, hvordan den benyttes. Det, der noteres i loggen, sker altid efter aftale med den frivillige rådgiver, som også altid kan bede om at se, hvad der er skrevet, og få noget slettet, hvis det ønskes. Databasen ligger udelukkende på virksomhedens interne server, og ingen frivillige rådgivere får adgang til databasen, uden at en lønnet ansat er til stede. Den enkelte frivillige vil således udelukkende kunne se, hvad der er noteret om hende eller ham.

Personlige samtaler med frivillige rådgivere
Hvis der er behov for en personlig samtale med en frivillig rådgiver i forbindelse med dennes arbejde på Startlinjen, opbevares notater fra samtalen på virksomhedens interne server. Den frivillige tilbydes altid en kopi af notatet.